Empezar con VEPOX — Fase 1: ordénate con tu plata

Vamos a hablar claro. Yo armé VEPOX porque estuve del otro lado: sé lo que es no saber cuánta plata entró hoy, no entender por qué la caja no cuadra, sospechar que hay robo pero no poder probarlo. Este sistema funciona, pero solamente si vos te comprometés a usarlo con disciplina. Si venís buscando un software mágico que arregle tu negocio sin que vos cambies nada, cerrá esta página — te vas a frustrar y vas a culpar al sistema. Si estás listo para trabajar en serio, seguí leyendo.

Mucha gente me pregunta: "¿puedo empezar por el inventario?" o "¿puedo cargar recetas antes que los productos?". Podés intentarlo, pero no te lo recomiendo. Yo diseñé VEPOX para que funcione bajo un orden específico. Cada paso depende del anterior. Si saltás, vas a chocar con el siguiente paso que te pide lo que no hiciste, vas a volver atrás, vas a perder 3 horas. Te pido que confíes en este orden — está probado con clientes reales.

Antes de vender nada, entrá a Tenant Admin y completá los datos del negocio. Nombre, RUT, dirección, IVA (19% en Chile), si emitís boleta electrónica o usás folio interno. Decidí también qué métodos de pago vas a aceptar: efectivo, débito, crédito, transferencia. Esto es 1 sola vez — tomate 20 minutos y hacelo bien. Si ponés datos falsos o incompletos, los van a aparecer mal en cada boleta, cada reporte, cada cierre.

En el onboarding te dejamos un menú base — pero te repito, nunca va a estar 100% listo. Vos conocés el negocio: sabés qué productos vendés más, cuáles son de temporada, qué packs ofrecés, cuál es el margen que querés. Entrá a Productos y revisá uno por uno. Ajustá precios, agregá los que faltan, sacá los que ya no vendés. Si el menú está mal cargado, el cajero se confunde, el cliente paga mal, y vos pensás que ganás lo que no ganás.

Este paso lo olvida mucha gente y después se queja de que el flujo de caja no tiene sentido. Entrá a Tenant Admin → Cuentas y creá cada cuenta real que usás: Caja Efectivo, Cuenta Corriente Banco X, Máquina Transbank, MercadoPago, y cuántas cuentas tengas. Cada método de pago del POS se vincula con una cuenta. Sin esto, la plata que entra "no sabe dónde ir" y todo termina en un montón indistinguible.

Este paso es sagrado. Agarrá tu celular y anotá cuánto tenés exactamente en cada cuenta hoy, antes de la primera venta del sistema. Incluyendo los $47.850 raros en efectivo, los $1.234.567 con decimales en el banco, TODO. No redondees. No maquilles. No estimes. Si ponés números que no son, el día que cierres turno vas a decir "no cuadra por $3.000" — y va a ser porque mentiste al principio, no porque el sistema falle.

Llegó el momento. Abrís turno, cargás el fondo inicial de caja, y arrancás a vender. Mi regla única: cada pedido pasa por el POS. El que te pide tu hermano: pasa por el POS. La prueba que le das a tu mejor amigo: pasa por el POS (podés hacerla con descuento 100% si querés, pero se registra). El delivery de la esquina que pide fiado: pasa por el POS con estado "por cobrar". Sin excepciones. Sin "al toque te lo anoto después". El "después" no existe.

Acá viene el paso que rompe el 80% de los intentos de usar bien el sistema. Todo egreso se registra. Y cuando digo todo, es todo: la compra al proveedor de carne, el sueldo del cajero, la cuenta de la luz, el WiFi, el gas, la servilleta que compraste en el supermercado, los $15.000 que le diste al maestro que arregló la freidora, el anticipo al repartidor. Si no registrás egresos, tu flujo de caja es MENTIRA. El sistema te va a mostrar $3M de ingresos y vos vas a decir "qué bien!" sin saber que gastaste $2.5M.

El cierre de turno es el momento de la verdad. El sistema te va a decir: "según lo que registraste, deberías tener $X en caja". Vos contás físicamente y te da $Y. Si Y ≠ X, NO LO MAQUILLES. No sumes plata "del cajón de otro día", no ajustes el fondo inicial, no inventes un egreso falso para cuadrar. Si descuadra $5.000, dejá que descuadre $5.000. Ese descuadre es información valiosa: te está diciendo que algo no se registró bien. Si lo tapás, perdés esa información para siempre.

Un pedido mal cargado no se borra, se corrige. Si cobraste algo que después anulaste, dejalo registrado como anulado. Si te equivocaste en el precio, dejalo con una nota de ajuste. Borrar pedidos del sistema es como borrar páginas de tu libro contable — te pueden hacer juicio por eso, y además pierde confiabilidad todo el histórico. El sistema tiene herramientas para anular, ajustar, devolver, sin destruir la evidencia. Usalas.

No hay apuro. Algunos dueños dominan Fase 1 en 2 semanas, otros en 2 meses. El ritmo que tengas es el correcto. Sabés que estás listo para Fase 2 cuando podés marcar estos 6 puntos con honestidad: